Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

En Ubiquity SpA (en adelante, "Ubiquity", "UBQ" o la "Empresa") asumimos un compromiso prioritario con la privacidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales de nuestros clientes, representantes comerciales, proveedores, usuarios de las plataformas que desarrollamos y operamos, y visitantes de nuestro sitio web.

Objeto y marco normativo

Esta Política describe cómo Ubiquity recolecta, utiliza, almacena, comunica y protege los datos personales, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos. Ha sido redactada conforme a la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, en su texto modificado por la Ley N° 21.719 que Regula la Protección y el Tratamiento de los Datos Personales y crea la Agencia de Protección de Datos Personales (APDP).

Los reglamentos que se dicten y las instrucciones que emita la APDP se entenderán incorporados a esta Política en lo que corresponda. En los proyectos del sector salud, Ubiquity cumple además el Decreto N° 38 de 2012 del Ministerio de Salud (Reglamento sobre Derechos y Deberes de las Personas en relación con su Atención de Salud) y la Resolución Exenta N° 698 de 2023 del Ministerio de Salud (Cláusulas de Protección de Datos y Seguridad de la Información para servicios TIC del sector salud).

1. Responsable del Tratamiento de Datos

2. Roles de Ubiquity en el Tratamiento

Ubiquity participa en el tratamiento de datos personales en dos calidades distintas:

2.1 Ubiquity como Responsable

Ubiquity decide sobre los fines y medios del tratamiento de los datos de sus propios clientes y prospectos, contrapartes en licitaciones, proveedores, visitantes del sitio web y usuarios que administran las plataformas. Estos tratamientos se rigen íntegramente por esta Política.

2.2 Ubiquity como Encargado del Tratamiento

Nuestras plataformas son contratadas por empresas e instituciones (retail, farmacias, establecimientos de salud, municipios, servicios financieros, minería, entre otros) para atender a sus propios clientes, pacientes, vecinos o trabajadores. En esos casos, la institución contratante es la Responsable del tratamiento y Ubiquity actúa como Encargada, tratando los datos por cuenta de ella, exclusivamente según sus instrucciones y conforme al contrato y al acuerdo de confidencialidad y tratamiento de datos suscrito entre ambas.

Como Encargado, Ubiquity se obliga a:

• Tratar los datos solo para prestar el servicio contratado
• Aplicar las medidas de seguridad descritas en la sección 8
• Mantener la confidencialidad de los datos, también respecto de su propio personal
• Subcontratar proveedores tecnológicos únicamente bajo obligaciones de protección equivalentes
• Asistir a la institución Responsable en la atención de los derechos de los titulares y en la gestión de incidentes de seguridad
• Devolver o eliminar los datos al término del contrato, según instruya la institución Responsable

Si usted es cliente, paciente o usuario de una institución que utiliza una plataforma de Ubiquity (por ejemplo, al sacar un número de atención, agendar una hora, retirar un pedido o conversar con un asistente virtual), las solicitudes sobre sus datos deben dirigirse a esa institución. Si las envía a Ubiquity, las remitiremos a la institución Responsable y colaboraremos en su respuesta.

3. Datos Personales Recolectados y Finalidades del Tratamiento

Bajo el principio de minimización, Ubiquity solicita solo los datos estrictamente necesarios para cada finalidad:

A. Gestión de clientes corporativos y ejecución contractual

Datos: nombre, RUT, cargo, correo electrónico institucional y teléfono de las personas de contacto, administradores de contrato y personal de facturación de las empresas clientes.

Finalidad: celebración y administración de contratos, implementación y puesta en marcha de las soluciones, soporte técnico y mesa de ayuda, capacitaciones, emisión de documentos tributarios electrónicos y cobranza.

B. Compras públicas (Mercado Público, Convenio Marco y Trato Directo)

Datos: identificación de funcionarios de enlace, contrapartes técnicas y administradores de contrato de organismos del Estado, ID de licitación y correos electrónicos de contacto.

Finalidad: preparación de ofertas, cumplimiento de las bases de licitación y ejecución de contratos con organismos públicos.

C. Formulario de contacto y prospección comercial

Datos: nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, cargo, industria y el contenido del mensaje enviado desde el formulario de contacto de este sitio.

Finalidad: responder consultas, coordinar reuniones y demostraciones, y enviar propuestas y cotizaciones.

D. Comunicaciones comerciales (sujeto a consentimiento)

Datos: nombre, correo electrónico, empresa y área de interés.

Finalidad: envío de novedades de productos, casos de éxito e invitaciones a eventos. Este envío requiere su autorización expresa, que puede revocar en cualquier momento.

E. Usuarios administradores de las plataformas

Datos: nombre, correo electrónico corporativo, rol asignado, credenciales de acceso (almacenadas de forma cifrada) y registros de actividad (fecha, hora, dirección IP y acciones realizadas).

Finalidad: autenticación, control de acceso por perfiles, auditoría de uso, trazabilidad de operaciones y seguridad de la información.

F. Proveedores y colaboradores externos

Datos: nombre, RUT, datos de contacto y antecedentes bancarios necesarios para el pago.

Finalidad: contratación, gestión de órdenes de compra, pagos y cumplimiento de obligaciones tributarias.

G. Navegación web y seguridad digital

Datos: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas, fecha y hora de acceso, registrados en los registros técnicos del servidor.

Finalidad: operación y seguridad del sitio, prevención de abusos y diagnóstico de fallas.

4. Datos Sensibles y Datos de Geolocalización

Algunas plataformas que Ubiquity opera como Encargado tratan categorías de datos que exigen protección reforzada:

• Datos de salud: en soluciones de gestión de filas, llamado de pacientes, agendamiento y confirmación de citas para hospitales, CESFAM y farmacias, pueden tratarse datos asociados a la atención de salud, como la especialidad, el tipo de prestación o la fecha de una cita.
• Datos de geolocalización: en soluciones logísticas, de gestión de flotas y de seguimiento de equipos en terreno, pueden tratarse posiciones GPS, rutas y tiempos de trayecto de vehículos y del personal asignado por la institución cliente.
• Comunicaciones con asistentes virtuales: en canales como WhatsApp, pueden tratarse los mensajes de texto y notas de voz que el usuario envía, para interpretar su intención y responderle.

Estos datos se tratan exclusivamente para la finalidad definida por la institución Responsable, con acceso restringido al personal que lo requiere para prestar el servicio, cifrado en tránsito y en reposo, y registro de accesos. Ubiquity no utiliza estos datos para fines propios, comerciales ni publicitarios.

5. Base Legal del Tratamiento

• Ejecución de un contrato: tratamiento necesario para celebrar y cumplir los contratos con clientes y proveedores, y para prestar los servicios solicitados.
• Cumplimiento de obligaciones legales: conservación de antecedentes tributarios y contables exigidos por el Servicio de Impuestos Internos y demás normativa aplicable.
• Interés legítimo: gestión ordinaria de la relación comercial B2B, seguridad de los sistemas y prevención de fraudes, previa evaluación de necesidad, proporcionalidad y equilibrio con los derechos del titular.
• Consentimiento: datos entregados mediante el formulario de contacto y envío de comunicaciones comerciales. El consentimiento puede revocarse en cualquier momento, sin efecto retroactivo.
• Instrucciones del Responsable: en los tratamientos que Ubiquity realiza como Encargado, la base de licitud es la que invoque la institución contratante.

6. Plazos de Conservación de los Datos

Los datos personales se conservan solo durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que justificó su recolección:

• Prospectos y consultas web: hasta 2 años desde el último contacto.
• Clientes y proveedores: mientras dure la relación contractual y hasta 5 años después de su término, para la atención de eventuales reclamos y la defensa de derechos.
• Antecedentes tributarios y contables: al menos 6 años, conforme a los plazos del Código Tributario.
• Comunicaciones comerciales: hasta que el titular revoque su consentimiento, momento en que sus datos se eliminan o anonimizan para ese fin.
• Registros técnicos del servidor: por el plazo necesario para fines de seguridad y diagnóstico.
• Datos tratados como Encargado: durante la vigencia del contrato con la institución Responsable y según sus instrucciones. Al término, se devuelven o eliminan de forma segura, salvo obligación legal de conservarlos.

Cumplido el plazo, los datos se eliminan, anonimizan o bloquean, según corresponda.

7. Destinatarios y Transferencias Internacionales de Datos

Ubiquity no vende, arrienda ni comercializa datos personales. Para prestar sus servicios, puede comunicarlos a los siguientes proveedores, que actúan como encargados o subencargados del tratamiento bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad:

• Infraestructura en la nube: Google Cloud Platform y DigitalOcean, para el alojamiento de servidores, bases de datos y respaldos.
• Correo electrónico transaccional: Mailgun, para el envío de notificaciones y reportes emitidos por las plataformas.
• Mensajería instantánea: WhatsApp Business Platform (Meta Platforms), en las soluciones de notificación y asistentes virtuales que utilizan ese canal.
• Procesamiento de lenguaje natural: proveedores de inteligencia artificial para la interpretación de mensajes y la transcripción de notas de voz, en las soluciones que incorporan esta funcionalidad. Ubiquity contrata estos servicios en modalidades que excluyen el uso de los datos para entrenar modelos de terceros.
• Formulario de contacto del sitio web: Formspree, para la recepción de los mensajes enviados.
• Autoridades: tribunales y organismos públicos, cuando exista una obligación legal o un requerimiento de autoridad competente.

Transferencias internacionales: algunos de estos proveedores almacenan o procesan datos fuera de Chile, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. Ubiquity realiza estas transferencias bajo cláusulas contractuales y estándares de seguridad que aseguran un nivel adecuado de protección, conforme a la Ley N° 21.719. Cuando una institución Responsable exige que sus datos permanezcan en una región determinada, Ubiquity configura la solución para cumplir ese requisito.

8. Seguridad de la Información

Ubiquity aplica medidas técnicas y organizativas para proteger los datos contra el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración y la destrucción:

• Cifrado de las comunicaciones mediante TLS en todos los sitios, plataformas y APIs
• Cifrado de datos en reposo en bases de datos y respaldos de las plataformas que tratan datos sensibles
• Control de acceso por perfiles, bajo el principio de mínimo privilegio
• Acceso administrativo a servidores mediante llaves criptográficas y redes privadas
• Revocación inmediata de accesos ante el término de la relación laboral o contractual de cualquier colaborador
• Monitoreo continuo de la operación y registro de accesos
• Respaldos periódicos y procedimientos de recuperación ante desastres
• Acuerdos de confidencialidad con todo el personal y los proveedores con acceso a datos

Ubiquity cuenta con certificaciones ISO 9001 (Gestión de Calidad), ISO 14001 (Gestión Ambiental) e ISO 45001 (Seguridad y Salud en el Trabajo), y opera sobre proveedores de infraestructura certificados en ISO/IEC 27001.

Incidentes de seguridad: ante una vulneración que afecte datos personales, Ubiquity la comunicará a la Agencia de Protección de Datos Personales y, cuando corresponda, a los titulares afectados, en los términos que establece la ley. En los tratamientos que realiza como Encargado, notificará sin demora a la institución Responsable y colaborará en la contención y el reporte del incidente.

9. Derechos de los Titulares y Mecanismo de Ejercicio

La Ley N° 21.719 reconoce a los titulares de datos los siguientes derechos:

• Acceso: saber si tratamos sus datos y obtener una copia de ellos.
• Rectificación: corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios o su tratamiento carezca de base legal.
• Oposición: oponerse al tratamiento para fines específicos, como el envío de comunicaciones comerciales.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado, genérico y de uso común.
• Bloqueo: solicitar la suspensión temporal del tratamiento en los casos que determine la ley.
• Decisiones automatizadas: oponerse a decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que le produzcan efectos significativos.

Mecanismo de ejercicio: envíe su solicitud a contacto@ubq.cl con el asunto "Datos personales", indicando su nombre completo, el derecho que desea ejercer y los datos a los que se refiere. Ubiquity podrá pedir antecedentes razonables para verificar su identidad, sin solicitar más información de la estrictamente necesaria. Si la solicitud la presenta un representante, deberá acompañar el documento que acredite la representación.

La atención de las solicitudes es gratuita y se responderá dentro de los plazos legales. Las solicitudes de bloqueo temporal se resolverán dentro de los dos días hábiles siguientes a su recepción. Si su solicitud es rechazada o no recibe respuesta, puede reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

Las solicitudes relativas a datos que Ubiquity trata como Encargado se atienden según lo indicado en la sección 2.2.

10. Encargado de Protección de Datos

Ubiquity ha designado internamente a una persona responsable de velar por el cumplimiento de esta Política y de la normativa de protección de datos. Para dudas, consultas, reclamos o sugerencias sobre el tratamiento de sus datos:

11. Cookies y Tecnologías Similares

Una cookie es un pequeño archivo de texto que un sitio web almacena en el navegador del usuario para reconocerlo o recordar información sobre su visita.

El sitio www.ubq.cl utiliza únicamente los elementos técnicos necesarios para su funcionamiento y seguridad. A la fecha de esta Política, el sitio no instala cookies propias de analítica o publicidad ni píxeles de seguimiento.

El sitio incorpora los siguientes servicios de terceros, que pueden registrar datos técnicos de su visita conforme a sus propias políticas:

• Google Fonts: tipografías del sitio, que se descargan desde servidores de Google.
• Google Maps: mapa de ubicación en la página de contacto, que puede instalar cookies de Google.
• Formspree: procesamiento del formulario de contacto.

Usted puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies. Si Ubiquity incorpora en el futuro herramientas de analítica o publicidad, actualizará esta sección y solicitará su autorización previa cuando la ley lo exija.

12. Menores de Edad

El sitio web y los servicios comerciales de Ubiquity están dirigidos a empresas, instituciones y profesionales. Ubiquity no recolecta intencionalmente datos de menores de edad a través de este sitio. Los datos de niños, niñas y adolescentes que puedan tratarse en plataformas operadas por cuenta de instituciones de salud o educación se rigen por las instrucciones de la institución Responsable y por la protección reforzada que la ley les otorga.

13. Modificaciones a esta Política

Ubiquity podrá modificar esta Política para adaptarla a cambios legales, reglamentarios, a instrucciones de la Agencia de Protección de Datos Personales o a cambios en sus servicios. Las modificaciones se publicarán en esta página con su fecha de actualización. Las modificaciones sustanciales se informarán a los clientes por correo electrónico antes de su entrada en vigencia.